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Salve, dovendo pagare il trattamento di missione al personale dipendente, si chiede come quantificare l'importo e il rimborso della benzina. Grazie a chi mi vorrà rispondere

Ti posso esporre quella che è la prassi nel mio ente. (Qualora qualcuno avesse osservazioni da fare sarei ben lieto leggerle).

Per le missioni in cui un dipendente (o un amministratore) utilizza in missione un mezzo non di proprietà dell'ente, si quantifica il costo del carburante rapportando quella che è la distanza chilometrica complessiva del viaggio con il relativo costo del biglietto del trasporto extraurbano presente nel territorio. Per le missioni dentro il territorio comunale vengono sempre e comunque usati mezzi dell'amministrazione.

Nel mio caso, trattandosi di un comune non servito da alcuna ferrovia, facciamo sempre e comunque riferimento alla linea autobus extraurbana della locale compagnia pubblica (Gruppo Ferrovie dello Stato). Quindi si rapporta il totale dei km percorsi con il relativo prezzo del biglietto previsto per una corsa di quella distanza.

Io rimborso solo un quinto del prezzo della benzina per ogni km percorso. Nessun'altra indennità viene corrisposta.

Mi aggrego per una domanda: ma questo rimborso chilometrico (collegato, presumo, al rimborso del pedaggio autostradale) viene erogato a prescindere, quando uno ne fa richiesta?
Non viene controllata l'eventuale presenza di mezzi pubblici che coprono la stessa tratta (che credo dovrebbero essere preferibili)?